Thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu

Chứng nhận lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng ở nước ngoài. Cùng theo dõi bài viết để rõ hơn về hồ sơ, quy trình thực hiện thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự nhé!

Quy định về hợp pháp hóa lãnh sự

Nghị định về hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự số 111/2011/NĐ-CP ngày 05-12-2011 của Chính phủ quy định toàn bộ các công tác về Hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự.

Quy định về hợp pháp hóa lãnh sự

Nghị định này quy định thẩm quyền, trình tự, thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự; nội dung quản lý nhà nước và trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức và cá nhân về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

Chứng nhận lãnh sự/Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

Hợp pháp hóa lãnh sự là một thủ tục hành chính. Cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận chữ ký, con dấu, chức danh trên giấy tờ, văn bản do nước ngoài cấp để tài liệu đó được công nhận và sử dụng hợp pháp tại Việt Nam.

Chứng nhận lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.

Hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự

Hai quy trình này đều là việc chứng nhận chữ ký, con dấu và chức danh trên giấy tờ và đều do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam thực hiện. Tuy nhiên, hợp pháp hóa lãnh sự là chứng nhận giấy tờ do nước ngoài cấp để được công nhận và sử dụng tại Việt Nam; Còn chứng nhận lãnh sự là chứng nhận giấy tờ do Việt Nam cấp để được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.

Theo quy định của pháp luật Việt Nam, cơ quan có thẩm quyền:

– Hợp pháp hóa lãnh sự trong nước: Bộ ngoại giao

– Hợp pháp hóa lãnh sự ở nước ngoài: Cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự hoặc cơ quan được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.

Hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự /Chứng nhận lãnh sự

Chứng nhận lãnh sự

– 01 Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK hoặc tờ khai online gửi trực tiếp tới Cục lãnh sự hoặc Sở ngoại vụ và in nộp kèm hồ sơ.

– Bản chính giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp; hoặc 01 bản chụp giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện. Giấy tờ này không cần phải chứng thực.

– Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự.

– 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự.

– 01 phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện và yêu cầu trả kết quả qua đường bưu điện).

Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị chứng nhận lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này.

Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu

Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu

– 01 Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK.

– Bản chính giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp; hoặc 01 bản chụp giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện. Giấy tờ này không cần phải chứng thực.

– Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự (đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận).

– 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự.

– 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh (nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng này). Bản dịch không phải chứng thực. Người nộp hồ sơ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch.

– 01 bản chụp bản dịch giấy tờ, tài liệu.

– 01 phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện và yêu cầu trả kết quả qua đường bưu điện).

Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị chứng nhận lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này.

Những yêu cầu đối với giấy tờ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự

– Giấy tờ của nước ngoài để được công nhận và sử dụng hợp pháp tại Việt Nam.

– Được cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài ban hành, chứng nhận (đại diện ngoại giao, lãnh sự, hoặc cơ quan được ủy quyền khác).

– Mẫu dấu, chữ ký và chức danh của cơ quan, người có thẩm quyền hiển thị trên giấy tờ phải được giới thiệu trước cho Bộ ngoại giao.

– Giấy tờ không bị rách, tẩy xóa, làm giả mạo hay có mục đích không chính đáng.

Hợp pháp hóa lãnh sự mất bao lâu

Duyệt hợp pháp hóa lãnh sự

Kể từ khi Bộ Ngoại giao nhận đủ hồ sơ hợp lệ, thời hạn xem xét, giải quyết thủ tục là 1 ngày làm việc. Nếu hồ sơ có từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì việc giải quyết có thể kéo dài tối đa tới 5 ngày làm việc.

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu

Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự thường có 3 bước:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Chuẩn bị những giấy tờ, hồ sơ như Neu-edutop.edu.vn đã đề cập.

Bước 2: Nộp hồ sơ và lệ phí

Nộp hồ sơ và lệ phí tại một trong các địa chỉ:

– Cục Lãnh sự tại Hà Nội: 40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội

– Sở ngoại vụ tại TPHCM: 6 Alexandre de Rhodes, Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh

– Trụ sở của các cơ quan Ngoại vụ địa phương được Bộ ngoại giao ủy quyền tiếp nhận hồ sơ

Nếu không thể trực tiếp đến bạn có thể gửi hồ sơ và lệ phí qua đường bưu điện tới Cục lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh.

Từ ngày 01/01/2017, mức thu phí chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự sẽ được thực hiện như sau:

– 30.000 (ba mươi nghìn) đồng/lần đối với Chứng nhận lãnh sự.

– 30.000 (ba mươi nghìn) đồng/lần đối với Hợp pháp hóa lãnh sự.

– 5.000 (năm nghìn) đồng/lần đối với Cấp bản sao giấy tờ, tài liệu.

Bước 3: Bộ Ngoại giao sẽ xem xét hồ sơ và giải quyết.

Bước 4: Nhận kết quả

Nhận kết quả trực tiếp tại trụ sở cơ quan có thẩm quyền theo lịch hẹn trên giấy biên nhận hoặc nhận kết quả qua đường bưu điện.

Một số lưu ý khi hợp pháp hóa lãnh sự

Các giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự

Theo quy định tại Điều 9 Nghị định 111/2011/NĐ-CP cũng như theo các hiệp định giữa Việt nam với một số quốc gia, có một số giấy tờ được miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự, tức là không cần phải được hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự thì mới sử dụng được tại quốc gia không phải là quốc gia cấp.

Các giấy tờ được miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự gồm:

– Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.

– Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.

– Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

– Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.

Các giấy tờ, tài liệu không được hợp pháp hóa lãnh sự

Các giấy tờ, tài liệu không được hợp pháp hóa lãnh sự

Theo quy định tại Điều 10 Nghị định 111/2011/NĐ-CP và được hướng dẫn tại Điều 4 Thông tư 01/2012/TT-BNG, 05 loại giấy tờ sau không được hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự:

– Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật.

– Giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự có các chi tiết trong bản thân giấy tờ, tài liệu đó mâu thuẫn với nhau hoặc mâu thuẫn với giấy tờ, tài liệu khác trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

– Giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật.

– Giấy tờ, tài liệu đồng thời có con dấu và chữ ký không được đóng trực tiếp và ký trực tiếp trên giấy tờ, tài liệu. Con dấu, chữ ký sao chụp dưới mọi hình thức đều không được coi là con dấu gốc, chữ ký gốc.

– Giấy tờ, tài liệu có nội dung vi phạm quyền và lợi ích của Nhà nước Việt Nam, không phù hợp với chủ trương, chính sách.

Lưu ý khác

– Giấy tờ có từ 2 tờ trở lên phải có dấu giáp lai giữa các tờ.

– Giấy tờ của nước ngoài trước khi đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự tại Cục Lãnh sự (Hà Nội) hoặc Sở Ngoại vụ (thành phố Hồ Chí Minh) phải được chứng nhận lãnh sự bởi cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền của nước đó tại Việt Nam.

– Giấy tờ của nước ngoài trước khi đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự hoặc cơ quan được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.

Nếu đó là giấy tờ, tài liệu của nước sở tại thì bởi được chứng nhận bởi Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước sở tại; nếu là giấy tờ, tài liệu của chính nước thứ ba đó thì phải được chứng nhận bởi cơ quan ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan được ủy quyền của nước thứ ba tại nước sở tại.

Hy vọng bài viết đã cung cấp những thông tin hữu ích về Thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu. Chúc các bạn hoàn toàn tốt thủ tục!

Xem thêm:

>> Thủ tục tách khẩu là gì? Hướng dẫn quy trình làm thủ tục tách khẩu

>> Thủ tục hải quan và quy trình thủ tục hải quan hàng hóa nhập khẩu chi tiết nhất

>> Hướng dẫn thủ tục xin Visa Đài Loan

Kinh nghiệm hay Neu-edutop.edu.vn