Tạo danh sách việc cần làm (to-do list) hiệu quả

Quản lý thời gian làm một trong những vấn đề đáng quan tâm trong cuộc sống hiện đại. Bạn có đang vướng mắc phải sự trì trệ trong công việc và muốn cải thiện nó? Một danh sách việc cần làm mỗi ngày có thể tạo ra sự khác biệt rất lớn đấy. Sau đây, Neu-edutop.edu.vn sẽ đưa ra những lời khuyên giúp bạn tạo To-do list sao cho hiệu quả.

Một danh sách việc cần làm hiệu quả sẽ định hình một ngày của bạn, giúp bạn dễ dàng tập trung vào công việc hay những điều quan trọng nhất. Đây là những gì bạn cần phải làm để có được to-do list cho riêng mình:

Sử dụng ứng dụng (hoặc giấy nhớ)

Bước đầu tiên để tạo ra một danh sách việc cần làm tốt đó là quyết định nơi bạn sẽ lưu trữ nó. Thông thường bạn sẽ sử dụng giấy nhớ để ghi chép lại các nhiệm vụ mình cần làm, đây là phương pháp rất tốt. Tuy nhiên hiện nay chúng ta cũng có những ứng dụng, phần mềm trên máy tính, điện thoại để thay thế cho việc đó. Việc sử dụng ứng dụng có các lợi thế sau đây:

• Ứng dụng thường đi kèm với lời nhắc, báo thức để bạn không lơ là nhiệm vụ
• Dễ dàng chỉnh sửa danh sách với các thao tác đơn giản
• Lưu trữ đám mây khiến giúp bạn không thể nào đánh mất danh sách
• Sắp xếp nhiệm vụ theo mức độ ưu tiên, ngày đáo hạn (deadline) hoặc thứ tự bảng chữ cái
• Có thể dùng để giao việc cho đồng nghiệp và kiểm tra tiến độ

Vậy ứng dụng nào là tốt nhất? Hiện nay có rất nhiều ứng dụng lập kế hoạch để bạn lựa chọn, có thể mất cả ngày để khám phá. Nhưng tại đây Neu-edutop.edu.vn đã tổng hợp cho bạn Top 5 ứng dụng lập kế hoạch tốt nhất. Mời bạn tham khảo.

Tạo nhiều hơn một danh sách việc cần làm

Bạn thường có thói quen ghi tất cả những việc cần làm ra giấy trong thời gian một ngày. Điều này đôi khi gây ra bất lợi khi bạn không may làm đảo lộn chúng. Ví dụ: bạn đã trở về nhà rồi, nhưng nhận ra có công việc ở công ty vẫn chưa hoàn thành, bạn lại phải lặn lội quay trở lại công ty để làm cho kịp. Vì thế, Neu-edutop.edu.vn khuyên bạn nên tạo cho mình nhiều danh sách khác nhau, cho mỗi địa điểm và loại công việc khác nhau như: Công việc ở công ty, Công việc nhà, Việc cá nhân,…

Danh sách riêng cũng khiến cho bạn tập trung hơn. Khi bạn đang ở nơi làm việc, các công việc nhà sẽ không còn khiến bạn bị phân tâm nữa. Tương tự khi ở nhà bạn cũng không bị gánh nặng công việc làm mất đi những giây phút thư giãn bên gia đình.

Các ứng dụng lập kế hoạch hiện nay cũng cho phép bạn tạo các danh sách việc cần làm khác nhau, bạn hãy thử trải nghiệm nhé!

Thêm nhiệm vụ mới ngay lập tức

Khi một nhiệm vụ mới xuất hiện trong đầu bạn, hãy viết nó ngay vào trong danh sách việc cần làm. Khi các nhiệm vụ đã được ghi lại, bạn sẽ thoát khỏi việc phải băn khoăn về chúng. Việc tiếp theo của bạn chỉ là tiếp tục tập trung vào nhiệm vụ hiện tại mà thôi.

Chỉ định ngày đáo hạn cụ thể

Khi một nhiệm vụ có ngày đáo hạn, hãy ghi nó lại, điều đó sẽ giúp bạn ưu tiên nhiệm vụ hơn để hoàn thành đúng hẹn. Không phải mọi nhiệm vụ đều cần có deadline, nhưng bạn có thể cân nhắc để đặt deadline cho những công việc hằng ngày. Làm như vậy sẽ giúp cho bạn quản lý thời gian chặt chẽ và đến cuối ngày, bạn chắc chắn sẽ ngủ ngon hơn vì mọi công việc đã hoàn thành theo như kế hoạch.

Việc đặt thời gian hết hạn rất đơn giản đối với các ứng dụng lập kế hoạch. Bạn có thể thiết lập những công việc “hôm nay”, “ngày mai” và “tuần này”. Vì vậy bạn sẽ kiểm soát một ngày sẽ được trôi qua thế nào, để từ đó chỉnh sửa và tạo thêm khoảng trống nếu thấy quá tải.

Tạo, chỉnh sửa danh sách việc cần làm vào ngày mới

Bắt đầu mỗi ngày, bạn hãy dành ra khoảng 15 phút để tạo một danh sách việc cần làm mới, hoặc nếu đã có rồi thì hãy chỉnh sửa chúng. Vì không phải mỗi ngày đều diễn ra giống nhau, nếu như bạn không tính toán lại nhiệm vụ một cách phù hợp, bạn sẽ dễ dàng thất bại tất cả.

Tìm ra giới hạn của bản thân

Đừng quá tham lam mà giao cho mình quá nhiều nhiệm vụ, việc tạo danh sách việc cần làm để giúp bạn có được thời gian hợp lý để làm việc hiệu quả hơn. Nếu bạn dồn ép quá nhiều cho mình, bạn sẽ nhận thấy cơ thể bị quá tải và rất nhiều nhiệm vụ không thể hoàn thành được. Cơ thể luôn cần thời gian để nghỉ ngơi.

Mỗi nhiệm vụ có mức độ khó khác nhau, bạn sẽ cần phải đánh giá chúng và sắp xếp chúng theo trình tự ưu tiên. Nếu việc nào khó quá có thể đặt deadline vào ngày hôm sau, miễn rằng bạn chắc chắn rằng mình sẽ hoàn thành nó.

Phân biệt giữa việc cần làm với mong muốn và mục tiêu

Mong muốn là những thành tựu lớn hoặc kết quả sau những sự cố gắng lâu dài. Chúng thường khó định lượng, ví dụ như “trở nên thông thạo Tiếng Anh”. Bạn sẽ không thể đưa mong muốn này vào danh sách việc cần làm mỗi ngày của mình.

Mục tiêu là những mốc đánh dấu trên con đường đạt được mong muốn. Các mục tiêu có phần cụ thể hơn mong muốn và có thể định lượng được. Ví dụ: “Có một cuộc nói chuyện với người bản xứ bằng tiếng Anh về chủ đề nghệ thuật”.

Vậy nhiệm vụ là gì? Chúng là những hành dộng cụ thể để bạn đạt được mục tiêu. Hãy chia mục tiêu ra thành những công việc nhỏ hơn và bạn sẽ có khác nhiệm vụ đơn lẻ. Ví dụ: “Ngày hôm hay học 10 từ tiếng Anh mới”. Cứ dần dần như vậy bạn sẽ có một buổi nói chuyện với người bản xứ. Rồi một thời gian lâu hơn nữa bạn mới có thể thông thạo Tiếng Anh.

Kiểm tra danh sách việc cần làm thường xuyên

Một danh sách việc cần làm hiệu quả sẽ hướng dẫn bạn suốt cả ngày. Hãy kiểm tra danh sách này vào mỗi đầu tuần, khi bắt đầu một ngày mới và khi vừa mới hoàn thành một nhiệm vụ của mình. Nếu bạn cảm thấy lịch quá dày đặc và mình không thể nào hoàn thành hết. Đây chính là lúc bạn chỉnh sửa lại danh sách việc cần làm và dành thêm cho mình thời gian nghỉ ngơi.

Kết

Chúng ta vừa cùng nhau xem qua những mẹo giúp bạn tạo danh sách việc cần làm (to-do list) hiệu quả. Bây giờ là lúc để bạn bắt đầu thực hành. Hãy chọn một công cụ lập kế hoạch, tải nó về và thêm những nhiệm vụ đầu tiên thôi! Chúc bạn thành công!