Cỡ chữ chuẩn khi soạn thảo văn bản Word

Soạn thảo văn bản Word là công việc đơn giản nhưng định dạng văn bản Word chuẩn và đẹp mới là công việc khó. Vậy một văn bản Word tiêu chuẩn sẽ sử dụng cỡ chữ nào, font chữ nào và trình bày thế nào để đẹp nhất, tất cả đều sẽ được Neu-edutop.edu.vn chia sẻ trong bài viết này.

1. Tiêu chuẩn soạn thảo văn bản Word của Việt Nam

Tại Việt Nam, việc soạn thảo văn bản Word đã trở thành điều thiết yếu và xuất hiện trong mọi phòng ban. Để có được quy định chung về soạn thảo các văn bản hành chính, pháp lý, giấy tờ liên quan đến pháp luật thì đã có các quy định riêng cho định dạng soạn thảo văn bản.

• Thông tư 01/2011/TT-BNV có quy định phông chữ (font chữ) để soạn thảo văn bản là font chữ Việt được sử dụng với bộ mã Unicode đạt tiêu chuẩn (TCVN 6909:2001). Sau này, quy định mới nhất đã yêu cầu thêm font chữ cụ thể là Times New Roman cùng với bộ mã ký tự Unicode TCVN 6909:2001.
• Kiểu chữ và cỡ chữ tùy theo từng thể thức văn bản khác nhau
• Số trang văn bản phải dùng kiểu chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13 hoặc 14

Như vậy, tiêu chuẩn Việt Nam cho thấy rằng khi soạn thảo văn bản Word phải sử dụng Font chữ Times New Roman kết hợp với bộ mã Unicode TCVN 6909:2001. Tuy nhiên lại không yêu cầu kiểu chữ và cỡ chữ khi soạn thảo văn bản (ngoại trừ số trang phải sử dụng cỡ chữ 13-14). Vậy làm thế nào để biết được cỡ chữ chuẩn khi soạn thảo văn bản Word? Đối với văn bản pháp luật – pháp lý – hành chính thì từng kích thước chữ được quy định cụ thể như sau:

Thể thức	Quy định về phông chữ, cỡ chữ
Quốc hiệu (CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM)	– Dùng chữ in hoa, kiểu đứng. Chữ đậm ở phía trên cùng, bên phải trang đầu của văn bản. – Cỡ chữ 13 hoặc 14.
Tiêu ngữ (Độc lập – Tự do – Hạnh phúc)	– Sử dụng chữ in thường, kiểu đứng, chữ đậm canh giữa dưới Quốc hiệu. Chữ cái đầu tiên viết hoa và giữa các cụm từ có gạch nối. – Cỡ chữ 13 hoặc 14
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản	– Trình bày với chữ in hoa, kiểu đứng, đậm. – Cỡ chữ 12 hoặc 13
Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp	– Sử dụng chữ in hoa, kiểu đứng – Cỡ chữ 12 hoặc 13
Số văn bản	– Ghi bằng chữ số Ả Rập, in thường, kiểu đứng. Chữ số nhỏ hơn 10 phải thêm số “0” đằng trước. – Cỡ chữ 13
Ký hiệu văn bản	– Sử dụng chữ in hoa, kiểu đứng – Cỡ chữ 13
Thời gian ban hành văn bản	– Sử dụng chữ số Ả Rập. Đối với ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải thêm số “0” vào phía trước. – Cỡ chữ 13 đến 14
Địa danh văn bản	– Trình bày bằng chữ in thường, kiểu nghiêng. Chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa – Cỡ chữ 13 hoặc 14
Tên loại văn bản	– Dùng chữ in hoa, kiểu đứng, đậm – Cỡ chữ 13 hoặc 14
Trích yếu nội dung	– Dùng chữ in thường, kiểu đứng, đậm – Cỡ chữ 13 hoặc 14
Phụ lục sau chữ “V/v”	– Chữ in thường, kiểu đứng – Cỡ chữ 12 hoặc 13
Căn cứ ban hành văn bản	– Chữ in thường, kiểu nghiêng. – Cỡ chữ 13 hoặc 14
“Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương	– Chữ in thường, kiểu đứng, đậm – Cỡ chữ 13 hoặc 14
Tiêu đề của phần, chương	– Chữ in hoa, kiểu đứng, đậm – Cỡ chữ 13 hoặc 14
“Mục”, “Tiểu mục” và số thứ tự của mục, tiểu mục	– Chữ in thường, kiểu đứng, đậm – Cỡ chữ từ 13 đến 14
Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều	– Dùng chữ in thường, lùi đầu dòng 1 cm hoặc 1,27 cm. Kiểu đứng, đậm. – Cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn
Nội dung văn bản	– Dùng chữ in thường, kiểu đứng. Khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào 1 cm hoặc 1,27 cm – Khoảng cách giữa các đoạn văn tối thiểu 6pt – Cỡ chữ từ 13 đến 14
Họ, tên của người ký văn bản	– Chữ in thường, kiểu đứng, đậm. – Cỡ chữ 13 hoặc 14
Thông tin: số và ký hiệu văn bản; thời gian ký	– Ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601 – Dùng phông chữ Times New Roman, in thường, kiểu đứng, màu đen. – Cỡ chữ 10
“Kính gửi” + tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân	– Chữ in thường, kiểu đứng – Cỡ chữ từ 13 đến 14
Từ “Nơi nhận” + thông tin	– Chữ in thường, kiểu nghiêng, đậm – Cỡ chữ 12
Tên cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản	– Chữ in thường, kiểu đứng. – Cỡ chữ 11
Từ “Phụ lục” và số thứ tự của Phụ lục	– Chữ in thường, canh lề giữa, kiểu chữ đứng, đậm – Cỡ chữ 14
Tên Phụ lục	– Chữ in hoa, kiểu đứng, đậm. Căn lề giữa – Cỡ chữ 13 hoặc 14
Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên Phụ lục	– Chữ in thường, kiểu nghiêng. Phông chữ cùng với nội dung văn bản, màu đen. – Cỡ chữ 13 hoặc14
Thông tin: số và ký hiệu văn bản; thời gian ký	– Ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601 – Phông chữ Times New Roman, in thường, kiểu đứng, màu đen – Cỡ chữ 10
Chữ “HỎA TỐC”, “THƯỢNG KHẨN” và “KHẨN” trên con dấu	– Chữ in hoa, phông Times New Roman, kiểu chữ đứng, đậm. Sử dụng mực đỏ tươi. – Cỡ chữ 13 hoặc 14
Chỉ dẫn lưu hành như “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ”	– Chữ in hoa, phông Times New Roman, kiểu đứng, đậm. – Cỡ chữ 13 hoặc 14
Tên địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax	– Chữ in thường, kiểu đứng. – Cỡ chữ từ 11 hoặc 12

2. Font chữ tiêu chuẩn khi soạn thảo văn bản Word

Ở phần trên, chúng ta đã tìm hiểu về tiêu chuẩn Font chữ của các văn bản Pháp Lý – Pháp Luật – Hành Chính tại Việt Nam. Vậy đối với những văn bản thông thường của các công ty, doanh nghiệp, trường học, văn bản phổ thông,…. tại Việt Nam thì được quy định như nào.

Trong thực tế, không có quy định cụ thể về Font chữ khi soạn thảo văn bản. Thế nhưng cũng không đồng nghĩa với việc mọi người được sử dụng Font chữ tự do, các font chữ khi được sử dụng phải tuân theo một số điều sau:

• Font chữ dễ đọc, hiển thị rõ nét
• Font chữ không chứa các đường nét rườm rà
• Font chữ có hỗ trợ tiếng Việt (theo bộ mã Unicode)

Dựa vào những tiêu chí trên, chúng ta có thể chọn được những font chữ phù hợp khi soạn thảo các văn bản như sau:

• Times New Roman (Phông chữ có chân thông dụng nhất Việt Nam)
• Arial (Phông chữ không có chân thông dụng nhất Việt Nam)
• Calibri
• Helvetica
• Tahoma

3. Cỡ chữ tiêu chuẩn khi soạn thảo văn bản Word

Một trong số những yếu tố quan trọng quyết định văn bản Word có đẹp và chỉnh chu hay không đó chính là kích cỡ font chữ hiển thị. Trong thực tế, cỡ chữ tiêu chuẩn khi soạn thảo không có quy định cụ thể và tất cả đều được đúc kết từ những trải nghiệm và kinh nghiệm cá nhân của rất nhiều người soạn tại Việt Nam cũng như thế giới. Dựa theo những chia sẻ của những người đi trước, những người đã đi đầu trong việc trình bày văn bản thì cỡ chữ được sử dụng có tiêu chuẩn như sau:

Nội dung	Cỡ chữ tiêu chuẩn
Tiêu đề văn bản (Headline)	Cỡ chữ 18, 20 (In đậm)
Tiêu đề mục trong văn bản (Subheads)	Cỡ chữ 14, 16 (In đậm/ In nghiêng)
Nội dung văn bản (Text)	Cỡ chữ 11, 12, 13
Mục lục văn bản (List)	Cỡ chữ 10,11

Ngoài việc sử dụng đúng cỡ chữ tiêu chuẩn khi soạn thảo văn bản, bạn cũng phải nhớ một số các quy tắc sau đây để văn bản đẹp hơn và chỉnh chu hơn:

• Cỡ chữ cần được thiết lập để sử dụng cho cả một đoạn văn để có được tinh thẩm mỹ, đồng nhất và sự liên kết. Không được sử dụng 2 phông chữ trong cùng một đoạn văn bản.
• Cỡ chữ được sử dụng trong văn bản được thông nhất ngay từ đầu, tránh sử dụng quá nhiều kích cỡ chữ trong cùng một văn bản.
• Khi chọn kích cỡ văn bản, cần xác định xem nội dung trình bày là gì để có được sự lựa chọn phù hợp nhất.

Trong bài viết này, Neu-edutop.edu.vn đã chia sẻ đến bạn cỡ chữ chuẩn khi soạn thảo văn bản Word trên máy tính nhanh chóng và hiệu quả. Chúc bạn một ngày vui vẻ!