Phần 1: Các thủ thuật Excel cực kỳ hữu ích cần nắm vững

PHẦN I: MỘT SỐ THỦ THUẬT EXCEL HỮU DỤNG PHẦN 1

1. Nắm vững 1 số thao tác cơ bản trong Excel

– Thiết lập trang in: Page Setup

– Các thao tác với bảng tính, dữ liệu trên bảng tính: định dạng, trộn ô, xóa, kẻ bảng….

– Cách sử dụng hàm thông dụng trong Excel: sum, average, Vlookup…

– Vẽ đồ thị: Chart.

– Tạo siêu liên kết trong bảng tính trên Excel: Hyperlink

–  Bảo mật dữ liệu trên sheet.

2. Chuyển dữ liệu từ dòng thành cột và ngược lại

Để chuyển dữ liệu từ dòng thành cột bạn chỉ cần copy bảng dữ liệu -> dán lại bằng cách chọn Paste Special -> tích chọn mục Transpose để chuyển đổi cột thành hàng và ngược lại:

3. Xóa dữ liệu trùng nhau

Ví dụ trong cột có chứa dữ liệu trùng nhau, để xóa dữ liệu trùng chỉ giữ lại 1 giá trị duy nhất -> bôi đen vùng dữ liệu cần xóa dữ liệu trùng -> vào thẻ Data -> tích chọn Remove Duplicates:

4. Tạo thêm phím truy cập nhanh trên Quick Access

Để tạo thêm phím truy cập mới bạn có thể tích chọn phím có sẵn trên thanh như phím tạo bảng tính mới New, Save…

Trường hợp bạn muốn tạo phím không có sẵn trên thanh công cụ kích chọn More Commands -> hộp thoại xuất hiệnlựa chọn phím cần tạo -> kích chọn Add:

5. Chọn và thêm bớt dòng, cột hoàn toàn bằng bàn phím

– Để chọn dòng tại vị trí con trỏ chuột nhấn tổ hợp phím: Shift + “dấu cách”

– Để chọn cột tại vị trí con trỏ chuột nhấn tổ hợp phím Ctrl + “dấu cách”

– Để thêm dòng, cột nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + “+”

– Để xóa dòng, cột nhấn tổ hợp phím Ctrl + “-“

6. Thêm 1 đường chéo trong 1 ô

Chuột phải vào ô cần tạo đường chéo -> chọn Format Cell -> hộp thoại xuất hiện kích chọn thẻ Border -> lựa chọn hướng đường chéo cần tạo -> kích OK:

7. Giới hạn giá trị nhập bằng Data Validation trong Excel

Để tránh xảy ra nhầm lẫn lớn về giá trị các con số Excel cung cấp tính năng Data Validation giúp bạn giới hạn giá trị nhập trong vùng dữ liệu định sẵn. Để làm điều đó bạn cần lựa chọn vùng dữ liệu cần nhập -> vào thẻ Data -> Data Validation -> hộp thoại xuất hiện lựa chọn kiểu giới hạn phạm vi cho giá trị của bạn:

8. Sao chép hoặc di chuyển vùng dữ liệu cực nhanh

– Sao chép dữ liệu cực nhanh bằng cách lựa chọn vùng dữ liệu cần sao chép -> nhấn giữ phím Ctrl -> di chuyển tới vị trí cần sao chép.

– Di chuyển vùng dữ liệu nhanh bằng cách nhấn giữ chuột trái và kéo tới vị trí mới.

9. Ứng dụng chức năng lọc Excel vào sổ kế toán

Một tính năng rất hay và vô cùng hữu ích trong Excel chính là tính năng lọc dữ liệu – Đây là tính năng giúp bạn giảm tối đa thời gian tìm kiếm, thao tác vô cùng nhanh. Để ứng dụng tính năng lọc bạn cần lựa chọn tiêu đề của vùng dữ liệu -> vào thẻ Data -> Filter -> dòng tiêu đề xuất hiện mũi tên sổ xuống bạn chỉ cần kích chọn vào mũi tên để lựa chọn dữ liệu theo yêu cầu của mình, ví dụ ở đây chỉ muốn biết thông tin học sinh trường THCS Cẩm Thịnh:

10. Quản lý hàng hóa bằng Data Validation trong Excel

Bạn muốn cố định danh mục hàng hóa có sẵn tránh trường hợp người dùng nhập sai dữ liệu. Data Validation giúp bạn quản lý hàng hóa chặt chẽ và vô cùng đơn giản bằng cách tạo các list có sẵn cho danh mục hàng hóa cố định.

Để sử dụng Data Validation Cần tạo dữ liệu đưa vào list -> lựa chọn vùng dữ liệu cần tạo -> vào thẻ Data -> Data Validation -> hộp thoại xuất hiện trong mục Allow lựa chọn List, mục Source lựa chọn vùng dữ liệu muốn tạo list:

Kết quả đã tạo list giúp bạn quản lý hàng hóa tốt hơn:

11. Xóa những ô trống trong một vùng dữ liệu

Dữ liệu của bạn tồn tại nhiều ô trống, nhưng những ô trống ở vị trí không liền kề nhau, do đó muốn xóa bạn phải thao tác lặp lại nhiều lần. Ở bài viết này hướng dẫn các bạn xóa ô trống không liền kề nhau nhanh nhất

– Lựa chọn các ô trống trong bảng dữ liệu bằng cách bật tính năng lọc trên Excel -> tích chọn blank:

Kết quả chỉ các vùng dữ liệu trống được hiển thị, việc còn lại bạn chỉ cần lựa chọn toàn bộ dữ liệu trống -> chuột phải chọn Delete:

12. Tìm kiếm thông minh trong Excel

Bạn không nhớ rõ cụm từ tìm kiếm, cách đơn giản nhất hãy sử dụng tính năng tìm kiếm thông minh trong Excel bằng cách kết hợp kí tự “*”. Excel thực hiện tìm kiếm tất cả từ khóa có liên quan tới cụm từ nằm trong cặp dấu “*”:

13. Tăng tốc nhập liệu gấp trăm lần

Một cách đơn giản giúp bạn tăng tốc độ nhập liệu chính là cách sử dụng phím tắt thay thế nội dung cần nhập. Bạn hãy lựa chọn từ, cụm từ hay được sử dụng trong bảng tính lựa chọn để thay thế.

Bước 1: Vào thẻ File -> Option -> hộp thoại xuất hiện lựa chọn Proofing -> kích chọn AutoCorrect:

Bước 2: Lựa chọn cụm từ thay thế cho nội dung cần hiển thị trong mục Replace, nội dung được hiển thị thông qua cụm từ viết tắt trong mục With -> kích chọn Add:

Ví dụ ở đây khi gõ chxh -> nhấn phím cách nội dung hiển thị chuyển thành Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.

14. Cách tạo Drop- down list trong excel

Rất đơn giản, sau khi tạo xong vùng dữ liệu hiển thị trong Drop- down list ->  lựa chọn vị trí ô muốn tạo Drop- down list -> vào thẻ Data -> Data Validation -> hộp thoại xuất hiện trong mục Allow chọn List mục Source lựa chọn nguồn dữ liệu nằm trong Drop- down list -> nhấn OK:

Kết quả đã tạo Drop- down list giúp bạn nhập liệu nhanh hơn và hạn chế tối đa tình trạng nhập sai dữ liệu:

15. Ẩn tất cả các dữ liệu

Vì một số lý do nào đó, trên bảng tính cần ẩn các nội dung không để người dùng đọc được, mà bạn vẫn có thể quan sát và tính toán trên bảng tính. Bạn lựa chọn vùng dữ liệu muốn ẩn -> chuột phải chọn Format Cell trong mục Custom nhập 3 dấu chấm phẩy liền nhau:

Kết quả dữ liệu bị ẩn tuy nhiên giá trị vẫn hiển thị trên thanh công thức, điều này giúp bạn vẫn thao tác và xử lý trên dữ liệu bị ẩn:

16. Chuyển đổi chữ hoa và chữ thường

Để chuyển đổi nhanh bạn sử dụng 2 hàm sau:

– Hàm Upper(): Chuyển đổi in thường thành in hoa:

– Hàm Lower(): chuyển đổi chữ in hoa thành chữ in thường

17. Đổi tên sheet bằng cách nháy đúp

Cách nhanh nhất và đơn giản để đổi tên sheet bạn chỉ cần nháy đúp chuột tên sheet cần đổi tên -> nhập tên mới cho sheet -> nhấn Enter.

18. Ghép nối dữ liệu với phím &

Ví dụ bạn có 3 trường họ, tên đệm và tên. Bạn muốn ghép nối 3 cột thành 1 cột Họ và tên bạn chỉ cần thêm giữa giá trị 2 cột dấu &:

19. Nhập dữ liệu bắt đầu với số 0

Thông thường khi nhập số điện thoại bạn không thể nhập số 0 đầu tiên để khắc phục nhược điểm đó bạn nhập dấu nháy đơn trước dữ liệu cần nhập:

Hoặc bạn có thể vào Format cell lựa chọn Custom trong mục Type nhập số lượng số 0 bạn muốn hiển thị:

Kết quả:

20. Xem thống kê nhanh về tổng, mix, max,…

Đôi lúc bạn muốn kiểm tra nhanh về tổng min, max… không cần dùng công thức, bạn chỉ cần liếc nhanh thanh công cụ phía dưới cùng của bảng Excel hiển thị khá đầy đủ thông tin:

21. Lặp lại thao tác Format Painter

Bạn muốn sử dụng định dạng của đối tượng trước thì Format Painter không thể thiếu, tuy nhiên bạn muốn áp dụng cho nhiều đối tượng, thay vì việc lựa chọn đối tượng chứa định dạng cần sao chép -> kích chọn chổi quét -> lựa chọn đối tượng muốn áp dụng định dạng nhiều lần sau lần thứ 1 bạn nhấn giữ phím Ctrl việc còn lại bạn chỉ cần áp dụng định dạng cho đối tượng muốn áp dụng mà không cần lựa chọn lại định dạng cần sao chép.

Trên đây một số thủ thuật Excel cực kỳ hữu ích cần phải biết – Phần 1. Trong phần 2 mình sẽ giới thiệu tiếp tới các bạn các phím tắt giúp bạn sử dụng Excel một cách nhanh và hiệu quả nhất.

Tham khảo thêm phần 2 tại đây:

100 thủ thuật Excel cực kỳ hữu ích cần phải biết – Phần 2