Mẹo họp trực tuyến và làm việc tại nhà hiệu quả

Hiện này việc sử dụng các công cụ trò chuyện video như Zoom và Microsoft Teams để duy trì các cuộc họp hàng ngày đang rất phổ biến, nhưng cũng có thể cảm thấy hơi xâm phạm khi cho phép đồng nghiệp đến xem nhà của chúng ta gián tiếp. Bạn hãy sử dụng các mẹo sau để tận dụng tối đa sự hiệu quả của họp online.

Chọn đúng vị trí

Khi nói đến họp trực tuyến, hãy nhớ một quy tắc này: ánh sáng là bạn thân của bạn. Chọn một vị trí có nhiều ánh sáng tự nhiên, cho dù đó là gần cửa sổ hay bên ngoài. Bạn càng có nhiều ánh sáng tự nhiên thì càng ít bị mệt mỏi. Ngoài ra, điều này cũng giúp cải thiện phần “nền” đăng sau bạn. Không ai thực sự muốn nhìn thấy căn nhà bừa bộn, hay có bức tranh chân dung kỳ quặc của bạn. Hãy thử và tìm một vị trí mà sau lưng bạn có ít chi tiết gây xao nhãng cho người khác.

Kiểm tra kết nối Internet của bạn

Có kết nối Internet nhanh là điều quan trọng đối với các cuộc gọi video hàng ngày. Nếu bạn đang tham gia cuộc gọi ở một vị trí trong nhà quá chậm để duy trì kết nối vững chắc. Điều đó sẽ dẫn đến video bị mờ và âm thanh bị chập chờn. Kiểm tra kết nối Internet của bạn với các trang web như Speedtest. Làm như vậy để đảm bảo bạn có thể tìm thấy vị trí tốt nhất để duy trì kết nối Internet ổn định. Thậm chí có thể bạn cần tạm thời di chuyển router của mình sang phòng khác để nhận được tín hiệu mạnh.

Đảm bảo máy ảnh và mircro của bạn hoạt động

Đối với nhiều nhân viên, đây là lần đầu tiên họ sử dụng phần mềm gọi điện video tại nhà. Khi là người dùng Windows, máy ảnh và micrô không nhất thiết phải được bật sẵn. Để thiết lập, hãy nhấp Windows + I để mở Cài đặt. Bạn đi tới Privacy.

Ở cột Menu bên trái bạn chọn Camera.

Đảm bảo rằng công tắc là On trong mục Allow apps to access your camera.

Bạn làm tương tự với tab Microphone >> bật On ở mục Allow apps to acces your microphone.

Tự tắt tiếng khi bạn không nói

Khi bạn đang trong một cuộc họp video, sẽ hữu ích và hiệu quả khi chỉ có một người nói chuyện tại một thời điểm. Quy tắc tốt nhất là chỉ bật micro khi đến lượt bạn nói chuyện, hỏi hoặc trả lời câu hỏi. Điều này sẽ giúp cho các đồng nghiệp của bạn không bị khó chịu với những tiếng ồn xung quanh bạn (tiếng quạt, tiếng công trường, tiếng trẻ em,…). Giảm tiếng ồn xung quanh có thể rất quan trọng để đảm bảo cuộc gọi bắt đầu và kết thúc đúng giờ. Tự tắt tiếng trong khi bạn không nói chuyện cũng giúp bạn không phải vội vàng tìm nút tắt tiếng trong trường hợp ai đó vô tình bước vào phòng và phá hoại không gian hội nghị của nhóm.

Cẩn thận với danh mục chat

Bạn sẽ không muốn vô tình viết một tin nhắn gửi cho mọi người trong cuộc gọi hội nghị video của bạn. Các ứng dụng như Microsoft Teams có luồng trò chuyện riêng cho từng tin nhắn nhưng cũng có hộp trò chuyện chung trong cuộc gọi video / âm thanh. Việc vô tình viết nhầm vào ô trống sẽ rất dễ dẫn đến việc bạn phải lúng túng, xin lỗi hoặc tệ hơn. Hãy luôn tỉnh táo và phân biệt các khu vực trò chyện này.

Tìm hiểu về phần mềm bạn đang sử dụng

Một lời khuyên cuối cùng khi làm việc tại nhà là nắm bắt công nghệ bạn đang sử dụng. Google Hangouts, Zoom và Microsoft Teams đều có bố cục phần mềm độc đáo của riêng họ. Hãy thử và làm quen với các phần mềm này trước. Tìm hiểu vị trí của chức năng chia sẻ màn hình cũng như chức năng ghi lại cuộc gọi. Làm quen với vị trí của nút tắt tiếng để bạn có thể nhanh chóng tắt tiếng sau khi nói chuyện. Trong trường hợp Microsoft Teams, người chủ trì cuộc họp cần biết cách thêm người tham gia. Điều quan trọng là phải làm quen với các công cụ này để đảm bảo các cuộc gọi video diễn ra suôn sẻ.

Neu-edutop.edu.vn cũng có bài viết hướng dẫn chi tiết cách sử dụng các công cụ này:

• Zoom
• Microsoft Teams

Các ứng dụng tạo cuộc họp video đã xuất hiện từ rất lâu, và trong thời điểm dịch Covid 19 thì phương pháp này trở nên nổi bật hơn bao giờ hết. Cũng có thể phương pháp tiện lợi này sẽ được áp dụng phổ biến trong tương lai. Chính vì thế bạn cần trang bị sớm cho mình kỹ năng họp trực tuyến để công việc của mình được diễn ra trơn tru hơn.