Hàm IF trong Excel: Cách dùng và các ví dụ cụ thể

Hàm IF là hai hàm logic trong Microsoft Excel được ứng dụng khá nhiều trong công việc văn phòng, kế toán. Dưới đây là mọi điều bạn cần biết về cách dùng hàm IF trong Excel.

Excel của Microsoft Office là phần mềm bảng tính phổ biến nhất trong doanh nghiệp, nhất là ở lĩnh vực kế toán bởi nó cung cấp rất nhiều hàm tính hữu ích. Không chỉ tính toán thông thường, bạn còn có thể sử dụng cả hàm logic để phân tích dữ liệu lớn trong bảng tính dễ dàng hơn. Và hàm IF là một trong số đó.

Lưu ý: Các ví dụ và cú pháp hàm IF dưới đây chúng tôi sử dụng dấu chấm phẩy (;) để ngăn cách, nếu trong trường hợp hàm báo lỗi hoặc không ra kết quả, vui lòng thay dấu chấm phẩy (;) bằng dấu phẩy (,).

• Microsoft Excel
• Microsoft Excel cho Android
• Microsoft Excel cho iOS
• Microsoft Excel Online

Hàm IF trong Excel

Với hàm IF trong Excel, bạn có thể thực hiện rất nhiều các phép tính khác nhau bao gồm cả định dạng có điều kiện. Ví dụ như bạn có thể sử dụng làm IF để phân loại học sinh dựa vào điểm trung bình, dùng hàm IF để tính toán số điện…

Một câu lệnh IF sẽ trả về 2 kết quả bao gồm sẽ thực hiện kết quả đầu tiên nếu điều kiện đưa ra là ĐÚNG (TRUE), thực hiện kết quả thứ hai cho những điều kiện còn lại (FALSE).

Cú pháp hàm IF

Nếu công thức trên khiến bạn khó hiểu thì hãy tham khảo cách sử dụng và các ví dụ hàm IF trong phần nội dung bên dưới đây.

Một số ví dụ trong cách sử dụng hàm IF

• Hàm IF so sánh dạng văn bản (Text): ví dụ dưới đây, ô D2 cho biết: IF(C2 = Có, thì trả về 1, nếu không thì trả về 2)

• Hàm IF so sánh số: ví dụ dưới đây, ô D2 cho biết: IF(C2 = 1, thì trả về Có, nếu không thì trả về Không)

• Hàm IF so sánh lớn hơn:

Công thức trong ô D2 sẽ là: =IF(C2>B2;”Vượt quá Ngân sách”;”Trong Ngân sách”)

• Hàm IF với kết quả trả về là phép tính Toán học:

Công thức trong ô D2 sẽ là: =IF(C2>B2;C2-B2;0)

Sử dụng hàm IF để kiểm tra xem một ô có trống hay không

Đôi khi bạn cần kiểm tra xem một ô có bị trống hay không, thường vì bạn không muốn một công thức hiển thị kết quả mà không có thông tin vào. Trong trường hợp này, chúng ta sẽ sử dụng hàm IF cùng với hàm ISBLANK:

Công thức trong ô D2 sẽ là: =IF(ISBLANK(D2);”Trống”;”Không Trống”)

Trong ví dụ tiếp theo, chúng ta sẽ sử dụng “” thay cho hàm ISBLANK. Ký hiệu “” về bản chất có nghĩa là “không có gì”.

Công thức trong ô E2 là =IF(D3=””;”Trống”;”Không Trống”)

Ngoài ra, dưới đây là một ví dụ về phương pháp phổ biến sử dụng “” để ngăn không cho một công thức thực hiện tính toán nếu một ô độc lập bị trống:

Giải thích: IF(D3 không có gì, thì không trả về kết quả gì, nếu không thì tính toán công thức của bạn).

Hàm IF lồng nhau để kết hợp nhiều điều kiện

Trong khi hàm IF đơn giản chỉ có hai kết quả (True hoặc False) thì hàm IF lồng nhau lại có thể có từ 3 đến 64 kết quả.

=IF(D2=1;”CÓ”;IF(D2=2;”Không”;”Có lẽ”))

Giải thích công thức ở ô E2: IF(D2 = 1 thì trả về “Có”, nếu không thì IF(D2 = 2 thì trả về “Không”, nếu không thì trả về “Có lẽ”)). Lưu ý rằng có hai dấu đóng ngoặc tròn ở cuối công thức để hoàn thiện cả hai hàm IF. Nếu bạn tìm cách nhập công thức mà không có cả hai dấu đóng ngoặc tròn, Excel sẽ tự động thêm ngoặc đóng cuối hàm cho bạn.

Hàm IF với AND, OR

Hàm IF có thể kết hợp với hàm AND và OR. Ví dụ, để trả về OK khi A1 nằm giữa 7 và 10, bạn có thể dùng một công thức như sau:

=IF(AND(A1>7,A1<10),"OK","")

Diễn giải: Nếu A1 lớn hơn 7 và nhỏ hơn 10, kết quả trả về sẽ là OK. Nếu không, bạn sẽ thấy (“”).

Để trả về B1+10 khi A1 đỏ hoặc xanh, bạn có thể dùng hàm OR như sau:

=IF(OR(A1="red",A1="blue"),B1+10,B1)

Diễn giải: Nếu A1 là màu đỏ hoặc xanh, trả về B1+10. Nếu không, kết quả sẽ trả về B1.